Дата розміщення статті: 23.08.2017
Забезпечення збереження документів (ОСД) - це комплекс взаємопов'язаних організаційних, науково-методичних і технічних заходів, що гарантують збереження документів на всіх стадіях роботи з ними.
В основі ОСД лежить матеріально-технічна база архіву: приміщення, обладнання, умови і засоби зберігання документів і т.п.
Склад приміщень архіву організації визначається в залежності від обсягу фондів, наявності документів на різних носіях, активності використання, кількості його працівників. Звичайно, добре мати поряд зі сховищем спеціальне приміщення для прийому і тимчасового зберігання документів, кімнату для дослідників і робочі кабінети співробітників, ізольовані від сховища, як це передбачено п. 2.16 Правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів в органах державної влади, органах місцевого самоврядування та організаціях, затверджених Наказом Мінкультури Росії від 31.03.2015 N 526, зареєстрованих Мін'юстом Росс ії 07.09.2015 N 38830 (далі - Правила). Однак у більшості організацій немає можливості виділити всі зазначені приміщення, а для організацій, що мають невеликі за обсягом архіви, такого набору приміщень і не потрібно.
Розглянемо мінімум вимог до умов зберігання документів, який необхідно забезпечити і дотримуватися в будь-якому архіві, так як їх порушення може призвести до втрати справ.
Не допускається розміщення документів в приміщеннях будівель, в яких розміщуються підприємства громадського харчування, склади, організації, що працюють з пожежонебезпечними і агресивними речовинами або які застосовують пожежонебезпечні і хімічні технології.
Головне приміщення архіву - сховище документів має розташовуватися ізольовано від виробничих і побутових приміщень, відділятися від інших приміщень вогнетривкими стінами та перекриттями з межею вогнестійкості не менше 2 годин (друга ступінь вогнестійкості, категорія пожежонебезпеки "В").
Матеріали покриття стін, підлог, внутрішньої арматури сховищ і ін. Не повинні збирати пил, бути її джерелом або виділяти агресивні хімічні речовини.
Сховище повинне мати природну або штучну вентиляцію. Це особливо важливо при розміщенні сховищ в приміщеннях без вікон. Системи кондиціонування повинні забезпечувати рециркуляцію повітря з кратністю обміну 2 - 3, стабільність температурно-вологісного режиму, очищення повітря від пилу і агресивних домішок.
Категорично не допускається розташування в сховище труб водопостачання і каналізації, технологічних або побутових висновків води.
Висота сховища залежить від технологічного обладнання, але не менше 2,25 м до низу виступаючих конструкцій.
Сховища повинні мати зручні для евакуації виходи.
З метою забезпечення умов для розміщення документів і їх фізичного збереження сховища оснащуються спеціальним обладнанням (охоронним, протипожежним, стелажним, кліматичного контролю і т.п.), що забезпечує дотримання нормативних режимів зберігання документів: протипожежного, охоронного, світлового, температурно-вологісного і санітарно гігієнічного.
Протипожежний режим - це "сукупність встановлених нормативними правовими актами Російської Федерації, нормативними правовими актами суб'єктів Російської Федерації і муніципальними правовими актами з пожежної безпеки вимог пожежної безпеки, що визначають правила поведінки людей, порядок організації виробництва і (або) утримання територій, будівель, споруд, приміщень організацій та інших об'єктів захисту з метою забезпечення пожежної безпеки ". Робота в цьому напрямку діяльності будується з урахуванням наступних нормативних правових документів:
- Федерального закону від 21.12.1994 N 69-ФЗ "Про пожежну безпеку";
- Правил протипожежного режиму в Російській Федерації, затверджених Постановою Уряду Російської Федерації від 25.04.2012 N 390 "Про протипожежному режимі";
- Спеціальних правил пожежної безпеки державних і муніципальних архівів Російської Федерації, затверджених Наказом Міністерства культури Російської Федерації від 12.01.2009 N 3 (реєстрація Міністерства юстиції Російської Федерації від 04.05.2009 N 13882). Викладені в Спеціальних правилах вимоги до утримання приміщень, евакуаційних шляхів і виходів, електроустановок, засобів забезпечення пожежної безпеки, а також загальний порядок дій при пожежі, безумовно, можуть і повинні застосовуватися архівом організації.
Протипожежний режим забезпечується технічними та організаційними заходами.
Технічне оснащення сховищ передбачає, що електропроводка в сховище повинна бути прихованою, штепсельні розетки для переносної апаратури (ламп, пилососів і ін.) І вимикачі - герметичними. Рубильники, розподільні електрощити і запобіжники, що забезпечують харчування розеток і їх відключення, встановлюються тільки поза сховища. Після закінчення роботи апаратура, електричні розетки і вимикачі послідовно обесточиваются.
Сховище також має бути обладнано засобами пожежогасіння (мінімально - переносними вогнегасниками, при можливості - автоматичною системою пожежогасіння) та оповіщення про пожежу. Норми оснащення приміщень ручними і пересувними вогнегасниками вказані в додатках NN 1 і 2 Правил протипожежного режиму в Російській Федерації. При виборі вогнегасників (систем пожежогасіння) необхідно звертати увагу на застосовувані для гасіння загоряння речовини. Вони не повинні надавати побічної руйнівної дії на документи (вода і вуглекислота, наприклад, здатні завдати непоправних пошкоджень справах). Кількість і місця розміщення вогнегасників встановлюються відповідно до діючих протипожежними нормативами і з урахуванням специфіки застосовуваного обладнання.
Евакуаційні виходи повинні бути обладнані аварійним освітленням від незалежного джерела електроживлення і утримуватись вільними. На дверях, призначених для евакуації людей, повинні бути встановлені світлові покажчики "ВИХІД", а в коридорах - вказівні знаки (стрілки).
Щоб уникнути загорянь в приміщеннях архіву категорично забороняється:
- палити в приміщеннях архіву, а також прилеглих до них вестибюлях і коридорах, застосовувати відкритий вогонь;
- користуватися несправними електророзетками, штепсельними вилками, електроприладами;
- порушувати стан електропроводки, проводити самостійно будь-які роботи по її ремонту;
- користуватися електронагрівальними приладами (обігрівачами, електрочайниками і т.п.), що не мають температурних регуляторів, залишати після закінчення робочого дня не відключеними від електромережі комп'ютерне та розмножувальне обладнання, електроприлади;
- захаращувати меблями або іншими предметами проходи, виходи, доступи до засобів пожежогасіння (пожежних кранів, гідрантів, вогнегасників тощо), захаращувати приміщення сміттям, відходами, пакувальними матеріалами, тарою тощо, які повинні негайно забиратися з приміщення в безпечне спеціально відведене місце;
- приносити в приміщення або зберігати легкозаймисті та вибухонебезпечні речовини в будь-якому обсязі, а також хімікати і матеріали, здатні самозайматися при зіткненні з повітрям або один з одним. Такі матеріали повинні зберігатися в окремих приміщеннях (боксах);
- сушити робочий одяг або інші матеріали на батареях опалення в приміщеннях архіву.
До організаційних заходів в першу чергу відносяться призначення особи, відповідальної за пожежну безпеку архіву організації, і розробка Інструкції про заходи пожежної безпеки та плану евакуації документів архіву організації в разі пожежі.
В обов'язки відповідального за дотримання пожежної безпеки в приміщеннях архіву входять:
- проведення інструктажу з працівниками архіву про заходи пожежної безпеки, їх обов'язки на випадок виникнення пожежі, порядок евакуації людей і майна, використанні засобів пожежогасіння;
- забезпечення всіх приміщень архіву необхідною кількістю первинних засобів пожежогасіння і утримання їх у справному стані;
- контроль за правильним застосуванням електронагрівальних побутових приладів, експлуатацією електроосвітлення та електроприладів;
- забезпечення належного утримання евакуаційних виходів.
- проведення ретельного протипожежного огляду приміщень після закінчення роботи перед їх закриттям з фіксацією результатів в спеціальному журналі. При виявленні під час огляду порушень вимог пожежної безпеки необхідно вжити заходів до їх усунення. При неможливості самостійно усунути виявлені порушення вимог пожежної безпеки доповісти про це керівнику архіву і зробити відповідний запис у журналі огляду приміщень;
- знеструмлення електромережі рубильником (вимикачем).
Інструкція про заходи пожежної безпеки архіву організації розробляється стосовно до конкретного приміщення архіву та його обладнання і відображає такі питання, як:
- протипожежні вимоги до приміщення архіву;
- заходи, спрямовані на профілактику виникнення пожежонебезпечних ситуацій;
- обов'язки відповідального за пожежну безпеку архіву;
- дії в разі виникнення пожежі і т.п. У разі якщо в організації розроблена єдина інструкція про заходи пожежної безпеки, специфічні питання пожежної безпеки її архіву повинні бути відображені в спеціальному розділі "Особливості забезпечення пожежної безпеки в архіві організації".
При виявленні пожежі або ознак горіння в приміщенні (задимлення, запах гару, підвищення температури повітря і ін.) Працівник, який виявив вогнище пожежі (загоряння), зобов'язаний негайно повідомити в пожежну охорону з вказівкою точної адреси об'єкта, прізвища звітує і номера телефону, з якого здійснений виклик, а також проінформувати відповідального за архів і керівництво організації. Це принципово важливе положення повинні знати всі працівники архіву: спочатку повідомлення по телефону в пожежну охорону і тільки після цього прийняття посильних заходів щодо евакуації людей, документів і гасіння пожежі.
Відповідальний за архів повинен відкрити запасні евакуаційні виходи, відключити електроенергію на місці пожежі, видалити за межі зони пожежі всіх осіб, які беруть участі в його ліквідації, а потім приступити до евакуації людей, документації і майна, а також до гасіння пожежі наявними засобами пожежогасіння з дотриманням заходів безпеки.
Після прибуття на об'єкт підрозділів пожежної охорони доповісти начальнику варти про вогнище загоряння, наявності загрози людям, вжиті заходи по локалізації пожежі, характерні особливості планування приміщень та інших специфічних, які мають значення відомостях, що впливають на обстановку і прийняття рішень під час пожежі на об'єкті.
Охоронний режим - це система заходів, спрямованих на запобігання документів від розкрадань, втрат, несанкціонованого виносу, яка забезпечується:
- технічної укріпленістю і обладнанням приміщень архіву;
- дотриманням пропускного режиму і порядку допуску в сховища;
- опечатуванням приміщень.
З метою його дотримання сховища (за винятком сховищ, розташованих на території, що охороняється) обладнуються дверима з підвищеною технічної укріпленістю проти можливого злому, оснащеними замками підвищеної секретності, а також охоронною сигналізацією. Вікна приміщень, розташованих на першому поверсі будівлі, повинні бути обладнані замикаються орними назовні металевими решітками.
Охоронний режим поширюється на всі приміщення архіву, в т.ч. ті, в яких тимчасово зберігаються архівні документи і матеріальні цінності архіву.
Отримання і здача ключів від приміщень архіву здійснюються під розписку у відповідному журналі. Отримувати і здавати ключі від приміщень архіву мають право посадові особи, список яких затверджується керівництвом організації.
Сховища в робочий час повинні бути закриті на ключ. Ключі від дверей сховища в робочий час знаходяться у відповідального за архів або особи, яка його заміщає.
Право доступу до сховищ мають відповідальний за архів і працівники сховища для проведення робіт по зберіганню і використанню документів, а також керівник організації. Інші посадові особи і обслуговуючий персонал допускаються в сховища тільки в супроводі відповідального за архів або особи, яка його заміщає.
Перебування сторонніх осіб у сховищі категорично не допускається.
Опечатування підлягають сховища і все приміщення, в яких тимчасово зберігаються документи, матеріальні цінності, розміщена розмножувальна і інша дорога техніка, аварійні та запасні виходи з приміщень архіву. Опечатування також підлягають шафи і сейфи, де зберігається обліковий і науково-довідковий апарат, якщо вони знаходяться в неопечативаемих приміщеннях.
Індивідуальна друк для опечатування приміщень архіву знаходиться у відповідального за архів.
Перед закриттям і опечатуванням приміщень відповідальний за архів проводить їх огляд з урахуванням вимог пожежної безпеки.
У разі надзвичайної ситуації під час відсутності відповідального за архів розтин приміщень архіву здійснюється колегіально (не менше двох посадових осіб) зі складанням акту, де вказуються причини розтину, склад посадових осіб, що здійснили доступ в приміщення архіву, та інша необхідна інформація.
Винос документів з будівлі організації здійснюється за спеціальними перепустками в установленому порядку.
Відповідальним за дотримання охоронного режиму в архіві організації є керівник архіву (відповідальний за архів).
Світловий режим забезпечує запобігання документів від ненормативного впливу світла.
Постійне зберігання документів здійснюється в темряві, всі види робіт з документами проводяться при обмежених або технологічно необхідних рівнях освітлення.
Захист документів від руйнівної дії світла повинна здійснюватися у всіх приміщеннях архіву за будь-яких видах робіт з документами. У сховищі це досягається за рахунок дотримання встановленого світлового режиму та розміщення документів в первинних засобах зберігання (папках, палітурках, коробках та ін.), А також на стелажах закритого типу.
Освітлення в сховище може бути природним або штучним. Природне освітлення допускається розсіяним світлом за умови застосування на вікнах світлорозсіювачів, захисних фільтрів, штор, жалюзі, нанесених на скло покриттів і т.п. Для штучного освітлення застосовуються лампи розжарювання в закритих плафонах з гладкою зовнішньою поверхнею. Допускається застосування люмінесцентних ламп з урізаним ультрафіолетовою ділянкою спектру типу ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.
Рівень освітленості в діапазоні видимого спектру не повинен перевищувати: на вертикальній поверхні стелажа, на висоті одного метра від підлоги - 20 - 50 люкс, на робочих столах - 100 люкс.
Температурно-вологісний режим забезпечує запобігання документів від шкідливого впливу кліматичних умов (температури і вологи). Оптимальними параметрами температурно-вологісного режиму для зберігання документів на паперовій основі є: температура 17 - 19 C і відносна вологість 50 - 55%. Слід уникати різких коливань (як сезонних, так і протягом однієї доби) температури (плюс-мінус 5 C) і відносної вологості (плюс-мінус 10%).
Температурно-вологісний режим контролюється шляхом регулярного вимірювання температури і відносної вологості кімнатного і зовнішнього повітря в один і той же час: в кондиціонованих приміщеннях - не рідше одного разу на тиждень; в сховищах з нерегульованим кліматом - 2 рази на тиждень; при порушеннях режиму зберігання - щодня.
При тривалому стабільному порушення температурно-вологісного режиму (понад 3 доби), що супроводжується підвищенням відносної вологості повітря до 70 - 90%, вживаються заходи щодо його нормалізації (інтенсивне провітрювання, осушення сховища).
Для контролю кліматичних умов сховища оснащуються контрольно-вимірювальними приладами, які монтують на одному щитку, розміщуючи їх в головному проході на стелажі, подалі від опалювальних та вентиляційних систем (контрольна точка).
Показання контрольно-вимірювальних приладів фіксуються в журналі реєстрації температурно-вологісного режиму. У цьому журналі також відображаються результати перевірки правильності показань контрольно-вимірювальних приладів. Перевірка точності їх показань проводиться відповідними фахівцями.
Санітарно-гігієнічний режим забезпечує запобігання документів від біопошкоджень і забруднень.
Сховища повинні міститися в чистоті, в умовах, що виключають можливість появи цвілі, гризунів, комах, пилу. Необхідно також забезпечити вільну циркуляцію повітря, яка виключає утворення непровітрюваних (застійних) зон, небезпечних в санітарно-біологічному відношенні. У приміщеннях сховищ необхідно:
- проводити систематичну вологе прибирання;
- проводити знепилювання коробок з документами, шаф, стелажів не рідше одного разу на рік;
- обробляти цокольні частини стелажів, підлоги, плінтуси, підвіконня водними розчинами антисептиків не рідше одного разу на рік.
У сховищах забороняється:
- складування документів (розміщення їх на підлозі, підвіконнях, в нерозібраних стосах і т.п.);
- перебування у верхньому одязі та взутті;
- зберігання сторонніх предметів;
- використання харчових продуктів.
Вікна сховищ повинні бути захищені сітками з діаметром вічок не більше 0,5 мм для захисту від проникнення комах. Захисними сітками обладнуються також вентиляційні отвори в стінах, зовнішні отвори вентиляційних систем.
З метою своєчасного виявлення біозараженій (комах і цвілевих грибів) документи і приміщення сховищ підлягають обов'язковому ентомологічного і мікологічного контролю, проведеного 2 рази в рік на початку і після закінчення опалювального сезону.
При виявленні біологічних шкідників вживаються термінові заходи по обробці сховищ, засобів зберігання і документів силами працівників архіву, а при необхідності - спеціальних служб:
- документи, що мають біопоразки (комахами і пліснявими грибами), вилучаються з місць постійного зберігання, упаковуються в плівку або щільний папір і ізолюються в окремому приміщенні до вирішення питання про методи їх дезінфекційної і дезінсекційних обробки;
- стелажі (шафи), на яких розташовувалися уражені документи, обробляються водними розчинами антисептиків і ретельно просушуються;
- місцеву дезінсекцію проводять інсектицидними аерозольними препаратами, обробляючи ними підлогу, плінтуси, вікна, підвіконня, стіни на висоту до 1,5 м;
- при масовому ураженні документів проводять дезінфекцію та дезінсекцію сховищ силами санепідстанцій або карантинних служб під контролем працівників архіву;
- при цвілевих ураженнях будівельних конструкцій з них видаляють штукатурку і фарбу, обробляють поверхні 5% -ним розчином формаліну, проводять ремонтні роботи з додаванням в будівельні матеріали розчину антисептика;
- знищення гризунів проводять силами санепідстанцій.
При проведенні прибирання і санітарно-гігієнічної обробки сховищ не допускається попадання застосовуваних засобів (води, антисептиків і ін.) На документи.
Для проведення санітарно-гігієнічних робіт передбачаються санітарні дні.
Головним елементом оснащення сховищ є стелажне обладнання (стелажі і шафи різних типів, бокси, сейфи та ін.). Сховища повинні бути обладнані стаціонарними або пересувними металевими стелажами.
Дерев'яні стелажі допустимі до використання, тільки якщо вони знаходяться в хорошому санітарно-біологічний стан (не мають ураження грибками і комахами) та оброблені вогнезахисною сумішшю.
У приміщеннях з нерегульованим кліматом і поганою вентиляцією, щоб уникнути утворення застійних зон, де можуть активно розвиватися вогнища біопораженій, не допускається використання обладнання закритого типу (сейфів, боксів, пересувних закритих стелажів і т.п.).
Не допускається розміщення стелажного обладнання впритул до зовнішніх стін будівлі і до джерел тепла.
У сховищах з природним освітленням стелажі та шафи відкритого типу встановлюються перпендикулярно стінам з віконними прорізами.
Стаціонарні стелажі та шафи встановлюються відповідно до наступних правил:
- відстань між рядами стелажів (головний прохід) - 120 см;
- відстань (прохід) між стелажами - 75 см;
- відстань між зовнішньою стіною і стелажами, встановленими паралельно стіні, - 75 см;
- відстань між зовнішньою стіною і стелажами, встановленими перпендикулярно стіні (обхід), - 45 см;
- відстань між підлогою та нижньою полицею стелажа - не менше 15 см, в цокольних поверхах - не менше 30 см.
На стелажах документи на паперових носіях розташовуються горизонтально або вертикально в первинних засобах зберігання: коробках, папках, футлярах і т.п. У шафах, боксах, сейфах і іншому подібному обладнанні допускається розміщення справ без коробок.
Коробки і інші засоби зберігання нумеруються в межах кожного фонду, на них оформляються ярлики із зазначенням номера фонду, номера опису і крайніх номерів розміщених справ.
Раціональне розміщення документів у сховищах, що забезпечує їх комплексне зберігання в межах фондів і / або видів документації, а також оперативний пошук, закріплюється схемою розміщення справ, яка затверджується керівником (відповідальним за архів). При розміщенні документів керуються такими правилами:
- документи розміщуються на стелажах та інших видах устаткування в порядку, відповідному описами справ;
- документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів тимчасових (понад 10 років) термінів зберігання і з особового складу;
- документи, що вимагають різного температурно-вологісного режиму зберігання, розміщуються в різних сховищах;
- справи в твердій палітурці розташовуються вертикально, з м'яким палітуркою або непереплетенние - горизонтально;
- коробки не повинні виступати за межі полиць стелажів;
- не допускається зберігання документів в транспортній тарі, в штабелях, в нерозібраному вигляді.
Всі приміщення архіву (поверхи, сховища, кімнати), а також стелажі, сейфи, шафи та ін. І їх полки нумеруються.
У кожному окремому приміщенні стелажі мають самостійну нумерацію зліва направо від входу. Полиці стелажів нумеруються зверху вниз також зліва направо.
З метою закріплення місця зберігання документів на стелажному обладнанні і забезпечення швидкого пошуку документів в сховище здійснюється їх топографування в спеціальних топографічних покажчиках, що складаються в картковій або листовій формі.
Обов'язковою є постеллажний топографічний покажчик. Картка такого покажчика складається на кожен стелаж і містить такі відомості:
- назва архіву;
- номер сховища і / або кімнати;
- номер стелажа;
- дані про місцезнаходження документів в графічній формі:
Шафа N ___
Полку N ___
Фонд N ___
Опис N ___
Од. хр. з N ___ по N ___
Примітка
1
2
3
4
5
6
Картки постеллажного топографічного покажчика складаються в 2 примірниках, один з яких кріпиться безпосередньо на стелажі, а другий включається в картотеку, що формується по порядку номерів стелажів в межах кожного окремого приміщення.
При наявності великої кількості фондів в архіві організації доцільно складати пофондовий топографічний покажчик, картка якого складається на кожен фонд і служить для визначення місця зберігання конкретних справ. У картці пофондового покажчика також вказуються:
- назва архіву;
- номер сховища і / або кімнати;
- назва фонду;
- дані про місцезнаходження документів в наступній графічній формі:
Опис N ___
Од. хр. з N ___ по N ___
Стелаж N ___
Шафа N ___
Полку N ___
Примітка
1
2
3
4
5
6
Картки пофондового топографічного покажчика розташовуються в картотеці в порядку номерів фондів.
Ведення топографічних покажчиків здійснюється як в традиційному, так і в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами.
Зміни в розміщенні документів оперативно відображаються в усіх примірниках топографічних покажчиків.
Если вині нашли на Цій странице потрібної вам информации, Спробуйте скористати Поиск по сайту:
Повернутися на попередню сторінку